Come delegare ad un collaboratore con efficacia

Nessun leader può raggiungere da solo i suoi obiettivi, perché tutti siamo limitati ad agire in una giornata di 24 ore. Cosa fanno tanti imprenditori italiani allora? Lavorare 12-14 ore al giorno; i liberi professionisti ne lavorano 10 e i manager anche. 

Questo avviene spesso sacrificando la vita oltre il lavoro, mettendo in pericolo i rapporti affettivi e le relazioni di famiglia o lasciando tanti sogni e progetti nel cassetto per mancanza di tempo.

Cosa significa delegare?

La delega è quel processo di trasferimento di responsabilità per uno specifico compito, una attività o un'area da una persona ad un'altra che riceve adeguata formazione e strumentazione per raggiungere gli obiettivi fissati.

A me sembra semplice, io dico cosa devono fare e loro lo fanno; ma poi in realtà non mi riesce di ottenere il risultato per come lo voglio io e ci devo mettere mano

Se nella tua mente sta balenando questo pensiero allora probabilmente quello che stai facendo è passare dei compiti, aspettandoti dai tuoi collaboratori una assunzione di responsabilità invece che lo svolgimento di un compito.

Oppure, ancora peggio stai pensando che tutto deve essere svolto proprio nella stessa maniera in cui lo faresti tu mentre una delega efficace lascia spazio alla professionalità dei collaboratori e li potenzia perchè si innesca un circolo virtuoso delle competenze.

Ho capito, secondo te allora quali sono gli ostacoli ad una delega efficace?

Sappiamo che ogni caso va valutato singolarmente, ci sono comunque alcune cause che io trovo più ricorrenti e queste sono:

1. Mancanza della totale fiducia nel team. Alcune volte i leader non credono che i membri della squadra abbiano tutte le abilità necessarie per portare a casa l'obiettivo.
2. Mancanza di processi strutturati. Alcuni leader passano dei compiti ai loro dipendenti, ma in realtà quello che pretendono è la presa di una responsabilità da parte del dipendente e non l'assolvimento di un mero compito.
3. Riluttanza a chiedere aiuto. Alcuni leader sono riluttanti a chiedere aiuto o chiedere ai collaboratori di assumersi ulteriori responsabilità, semplicemente perchè loro si son fatti da soli e non sono abituati a chiedere aiuto oppure perchè temono di tirare troppo la corda.
4. Passione del controllo. Alcuni leader sono preoccupati del fatto che delegando possano perdere autorità e controllo. Alcuni pensieri ricorrenti sono ad esempio: "come lo faccio io non lo fa nessuno; se non ci metto mano io non andremo avanti" e così si finisce per fare troppo Micromanagement e abbassare la marginalità.
5. Insicurezza. Alcuni leader non delegano perché hanno paura che i sottoposti possano rubargli il mestiere. In rarissimi casi, alcuni leader hanno difficoltà a dare credito ai propri collaboratori e vogliono stare loro sempre al centro dell'attenzione.

Ti riconosci in qualcosa?

"Come faccio allora a delegare in modo efficace?"

5 passi per delegare ad un collaboratore con efficacia:

1. Definire aree, funzioni e mansioni delegabili. Definire la priorità di queste. Inizia delegando quelle attività che non ti piacciono, poi anche quelle che a te richiedono molto impegno, ma comportano un piccolo risultato. Ad esempio se sei un imprenditore, tra la ricerca di partner strategici e il controllo delle fatture, scegli di seguire personalmente la prima opzione perchè per la seconda non è richiesta una conoscenza approfondita della strategia di sviluppo della azienda. Il tuo tempo di imprenditore vale molto di più di qualsiasi altro in azienda.

2. Incrocia le mansioni delegabili con le persone disponibili e competenti.
I parametri che ti suggerisco di considerare nell'individuazione della persona da delegare sono:

1. Competenza. La persona deve avere una preparazione adeguata, idealmente dovrebbe essere più competente di te in quell'ambito. Quando non è possibile ciò, ricerca la persona che ti richieda il minor investimento in termini di formazione (è spesso più semplice insegnare l'inglese ad un ingegnere che l'ingegneria a un inglese). Quando sei in dubbio tra 2 persone scegli quella più abile e veloce nella mansione!
2. Motivazione. Scegli una persona ben motivata nel perseguire con te l'obiettivo aziendale svolgendo il compito che gli assegni. Meglio se ha anche una motivazione personale forte che lo spinge ad aiutarti. motivata a farlo.
3. Disponibilità. Alcune persone possono avere tutte le caratteristiche di cui sopra ma non hanno il tempo perché sono già oberate da altro. Cerca bene, forse c'è un'altra persona in azienda che è più scarica. Oppure fai in modo che anche i tuoi collaboratori ottimizzino i loro processi. Infine, valuta di assumere nuove risorse.

3. Assegna le responsabilità. Questo è un processo formale composto da passi specifici, se vuoi essere efficace!

1. Spiega alla persona quali compiti vuoi delegarle e i risultati desiderati. Dagli tutte le informazioni necessarie per iniziare o indicagli chiaramente dove può reperirle. Indicagli chiaramente quali sono le altre persone coinvolte nel suo lavoro: a chi risponde in merito a tutte le sue attività e a chi emana direttive.
2. Identifica di quale formazione e affiancamento ha bisogno e forniscilo in tempi accettabili. Ricorda che la formazione e l'inserimento nella TUA azienda sono un investimento e non un costo e sono fondamentali anche se stai assumendo una persona con molta esperienza.
3. Identifica le risorse e gli strumenti necessari e l'eventuale budget di cui la risorsa può disporre.

4. Dagli autorità.
Concedi alla persona la giusta autorità e autorevolezza davanti ai colleghi affinché possa svolgere il lavoro assegnato. 

Ad esempio, convoca una riunione e annuncia che "Mario da oggi è responsabile dell'approvazione di tutte le iniziative di marketing sopra i 500 euro", oppure "Filippo da oggi è responsabile dell'organizzazione del piano delle visite". 

Dopo aggiorna adeguatamente l'organigramma aziendale e invia le e-mail per formalizzare il rapporto, eventualmente anche a fornitori e clienti.

5. Dai supporto.
Definisci insieme alla persona delegata quali sono i suoi indicatori di performance e ogni quanto verranno valutati, stabilisci ogni quanto vi vedrete per monitorare l'avanzamento dei lavori e il rispetto delle scadenze. Stabilisci come, quando e chi cercare in caso che la persona non si senta in grado di prendere una particolare decisioni o abbia bisogno di informazioni.

Come delegare ad un collaboratore: le fonti

• www.toastmasters.org;
• Psicologionline.net/articoli-psicologia/articoli-crescita-personale/1583-il-potere-della-delega;
• Un pizzico di esperienza personale sul campo, come leadership mentor in associazioni no profit 😉

Photo by Kelly Sikkema on Unsplash